สรุปบทเรียน หน่วยที่ 6

บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

          องค์กรและสิ่งแวดล้อมตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมที่ผ่านกระบวนการดพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์

          ระบบสารสนเทศสามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานขององค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เคยมี ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสาระสนเทศ และเป็นผลกระทบต่อระบบสาระสนเทศต่อองค์การ

ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ

1. ผู้ปฏิบัติงาน
2. ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ
3. ผู้บริหารระดับกลาง
4. ผู้บริหารระดับสูง

ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภท ได้ดังนี้

          1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไป  จะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล

          2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน  ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ

          3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน  ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ

ระบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น  6  ประเภท

          1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS)  เป็นระบบที่มีการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และ ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ การประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ 1)  การประมวลผลแบบกลุ่ม    2)  การประมวลผลแบบทันที

          2. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS)  เป็นระบบที่มีการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และ ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ การประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ 1)  การประมวลผลแบบกลุ่ม    2)  การประมวลผลแบบทันที

          3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS)  เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ โดยปกติแล้ว TPS และ MIS จะจัดทำรายงานสำหรับควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติงานทั่วๆไป เพื่อให้องค์การดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง

          4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :EIS หรือ Executive Support Systems : ESS)  เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวาวงแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง

          5. ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) และระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems : ES) เป็นความพยายามที่จะพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ ให้สามารถปฏิบัติงานเหมือนกับมนุษย์หรือเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ AI  มีหลายสาขา เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ ศาสตร์ด้านหุ่นยนต์ ระบบการมองเห็น ระบบการเรียนรู้ เครือข่ายเส้นประสาท และระบบผู้เชี่ยวชาญ

           6. ระบบสารสนเทศสำนักงาน  (Office Information Systems : OIS) หรือ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems : OAS)  เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร ซึ่ง OIS สามารถนำมาช่วยงานในหลายๆ กิจกรรม เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ การส่งข้อความ การบันทึกตารางนัดหมาย และการค้นหาข้อมูลจากเว็บเพจ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information system)

          การบริหาร (Management)Management จะเป็นส่วนในการพิจารณาถึงการทำงานของผู้บริหาร ในลักษณะงานที่เกี่ยวข้องกันคือ

           Planning  เมื่อมีการกำ หนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน จะกำ หนดแผนการดำ เนินงาน โดยการวางแผนแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น

         

 Organizing เป็นการกำ หนดขั้นตอนและการดำ เนินงานตามแผนที่วางไว้เลือกบุคคลให้เหมาะสมกับงาน กำ หนดสายงาน ความรับผิดชอบ

         

          Controlling เป็นการควบคุมการดำ เนินงาน โดยมีการกำ หนดมาตราฐานของงาน และควบคุมงานให้เป็นไปตามาตราฐานลักษณะของการทำ งานต้องอาศัยการตัดสินใจ เป็นส่วนสำคัญ

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ  (Decision Support Systems)

            

          Decision Support systems (DSS) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบ MIS อีกระดับหนึ่ง เนื่องจากผู้บริหารที่ทำ หน้าที่ในการตัดสินใจสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบ MIS สำ หรับการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ แต่ถ้าผู้บริหารต้องการวางแผนบริหารและวางแผนกลยุทธ์ องค์ประกอบในการตัดสินใจจะต้องซับซ้อนมากยิ่งขึ้นเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวลเข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง

คุณสมบัติของ DSS 

         - ช่วยให้ผู้บริหารในขั้นตอนการตัดสินใจ

          - การออกแบบเป็นทั้งแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้าง

          - สามารถสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารได้ทุกระดับ เน้นที่ผู้บริหารระดับวางแผนบริหารและวางแผนกลยุทธ์

          - การใช้งานเอนกประสงค์ มีการจำ ลองแบบ เครื่องมือวิเคราะห์ ช่วยเหลือผู้ตัดสินใจ

          - ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานง่าย  

          - สามารถปรับเข้ากับสถานการณ์ในสภาพแวดล้อมต่างๆได้

          - มีกลไกที่ทำ ให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้ได้อย่างรวดเร็ว

          - สามารถติดต่อฐานข้อมูลสำ หรับองค์กรได้

          - มีความยืดหยุ่นรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่างๆได้

ข้อแตกต่างระหว่าง MIS กับ DSS

  MIS                                                       DSS

        -  รายงานสรุปจากทรานแซคชั่น                - จัดหาข้อมูลและโมเดลเพื่อการตัดสินใจ

        -  การแก้ปัญหาแบบมีโครงสร้างซํ้าๆ           - ทำงานแบบโต้ตอบ

        -  ผลิตรายงานประจำ                             - การแก้ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง

        - ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ตัวอย่าง                   - ใช้การจำ ลองแบบและโมเดลวิเคราะห์

ระบบสารสนเทศผู้บริหาร (Executive Information Systems)

          EIS คือ ระบบ DSS ที่ออกแบบให้ใช้เฉพาะกับผู้บริหารระดับสูง และสนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ หรือบางครั้งระบบนี้เรียกว่า ESS (Executive Support Systems )เป็นระบบที่เข้ามาช่วยให้ข้อมูลข่าวสาร ที่มีประโยชน์ต่อการดำ เนินงานขององค์การ โดยผู้บริหารจะเป็นผู้ใช้ข่าวสารเหล่านี้ การนำ เสนอข่าวสารจะเน้นการ Interface ระหว่างผู้บริหารกับระบบ ให้ใช้งานได้สะดวก มีรูปแบบต่างๆให้เลือกตามเหมาะสมกับสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้น

                     ข้อดี

                      - การใช้งานง่ายไม่จำ เป็นต้องรู้เรื่องคอมพิวเตอร์

                      - สรุปรายงานของสารสนเทศตามเวลาต้องการ

                      - มีการกรองข้อมูลทำ ให้ประหยัดเวลา

                      - การตรวจสอบสารสนเทศทำ ได้ดี

            

             ข้อด้อย

                      

               - มีข้อจำ กัดในการใช้งาน

                      - ไม่สามารถคำ นวณซับซ้อนได้

                      - ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ

ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System)

          หมายถึง ระบบที่รวบรวมความรู้ในสาขาต่างๆ ของผู้เชี่ยวเก็บไว้ในอุปกรณ์ของคอมพิวเตอร์ เพื่อจุดมุ่งหมายในการวิเคราะห์สาเหตุและผลของผู้เชี่ยวชาญ เช่นระบบวินิจฉัยโรคด้วยคอมพิวเตอร์ โดยมีการแทนข้อมูลในรูปของตรรกศาสตร์ ฐานข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์เราเรียกว่า( Knowledge Base)

                      

คุณสมบัติของผู้เชี่ยวชาญ

•       ช่วยในการเก็บความรู้ของผู้เชี่ยวชาญด้านใดด้านหนึ่งไว้
•       ช่วยขยายขีดความสามารถของผู้เชี่ยวชาญ
•       ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจ
•      ช่วยในการตัดสินใจแต่ละครั้งใกล้เคียงกันไม่ขัดแย้งกัน
•       ช่วยลดการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่ง

ที่มา. https://www.facebook.com/groups/506912046459837/permalink/506951653122543/

         https://www.google.com/search?q=บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร